Las presentes Políticas Generales establecen los términos y condiciones aplicables al registro y participación en el 8.º Congreso Internacional de Turismo de Salud y Bienestar, a celebrarse los días 9 y 10 de junio de 2027 en Santo Domingo, República Dominicana, así como las disposiciones relacionadas con pagos, cancelaciones, tratamiento de datos personales, seguridad, propiedad intelectual y normas de participación.
El Congreso es una iniciativa de la Asociación Dominicana de Turismo de Salud (ADTS), organizada juntamente con AF Comunicación Estratégica.
Al completar el proceso de registro, el participante declara haber leído y aceptado las presentes políticas.
1. Registro e información del participante
Para completar el registro al Congreso se solicitarán determinados datos personales y profesionales, tales como nombre, apellido, empresa o institución, cargo, país, teléfono, correo electrónico y demás informaciones necesarias para procesar la inscripción, emitir las acreditaciones correspondientes y facilitar la participación en el evento.
El participante es responsable de proporcionar información correcta, completa y actualizada.
Al enviar el formulario, el participante recibirá de forma automática, en el correo electrónico indicado, un acuse de recibo de su registro. Dicho acuse confirma que la solicitud fue recibida; no constituye confirmación de pago ni de plaza asignada.
Posteriormente, el equipo del Congreso contactará al participante para confirmar su participación e indicarle los medios de pago disponibles. Una vez verificado el pago, el participante recibirá la confirmación definitiva de su inscripción.
La organización podrá solicitar dicha confirmación, en formato digital o impreso, al momento de la acreditación.
2. Privacidad y tratamiento de datos personales
La información suministrada durante el proceso de registro será manejada de manera confidencial y utilizada para las finalidades relacionadas con la organización y realización del Congreso, incluyendo:
- procesamiento y confirmación del registro;
- acreditación y control de acceso;
- comunicaciones operativas relacionadas con el evento;
- facturación y gestión administrativa;
- atención de solicitudes del participante;
- elaboración de estadísticas y mediciones generales del evento;
- encuestas de satisfacción; y
- comunicaciones sobre futuras ediciones, actividades o contenidos relacionados con los organizadores, cuando corresponda.
Cuando el participante otorgue expresamente su autorización en el formulario de inscripción, sus datos de contacto, incluyendo su correo electrónico, podrán ser compartidos con patrocinadores del Congreso para fines de comunicación institucional o comercial. Esta autorización será opcional y su aceptación o rechazo no afectará el proceso de inscripción ni la participación en el Congreso.
El sitio web podrá recopilar automáticamente determinada información técnica, como dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y datos derivados del uso de cookies, incluidas las de herramientas de analítica web que generan estadísticas agregadas de uso, con el propósito de optimizar el funcionamiento, la seguridad y la experiencia de navegación.
Conservación de los datos
Los datos personales suministrados se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades indicadas y, en todo caso, serán exportados a un archivo interno y eliminados de los sistemas del sitio web en un plazo máximo de sesenta (60) días naturales contados desde la finalización del Congreso.
Se exceptúan los registros que deban conservarse por obligaciones contables, fiscales o legales, los cuales se mantendrán únicamente durante el plazo exigido por dicha normativa y con acceso restringido a esas finalidades.
Derechos del participante
De conformidad con la Ley núm. 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal de la República Dominicana, el participante podrá solicitar en cualquier momento el acceso, la rectificación, la actualización o la supresión de sus datos personales, así como oponerse a su tratamiento para fines de comunicación comercial.
La autorización para compartir datos con patrocinadores podrá revocarse en cualquier momento por el mismo medio, sin que ello afecte la inscripción ni la participación en el Congreso.
Estas solicitudes podrán dirigirse a infocongreso@afcomunicacion.com y serán atendidas dentro de los plazos previstos por la legislación aplicable.
3. Seguridad de la información
La organización adoptará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la información personal suministrada por los participantes contra el acceso, la alteración, la divulgación, la pérdida o la utilización no autorizada.
No obstante, ningún sistema electrónico de almacenamiento o transmisión de información puede garantizar una seguridad absoluta.
4. Pagos
El importe de la inscripción está expresado en dólares estadounidenses (USD). Los reembolsos que correspondan se calcularán y procesarán en la misma moneda en que se efectuó el pago.
El Congreso no dispone actualmente de una pasarela de pago en línea. El sitio web no procesa pagos ni captura datos de tarjetas. El registro a través del formulario es una solicitud de inscripción; el pago se gestiona posteriormente de forma directa con el equipo del Congreso.
Los medios de pago disponibles son:
- transferencia bancaria;
- depósito bancario;
- pago con tarjeta procesado de manera presencial en las oficinas de AF Comunicación Estratégica, mediante terminal de punto de venta;
- orden de compra institucional; y
- efectivo, en las oficinas de AF Comunicación Estratégica.
Cuando el pago se realice con tarjeta, la transacción es procesada por el terminal de punto de venta operado por la entidad adquirente correspondiente. La organización no conserva el número completo de la tarjeta, su fecha de vencimiento ni su código de seguridad una vez completada la transacción.
La organización no solicitará datos de tarjetas por correo electrónico, formularios web, mensajería instantánea ni redes sociales, y los participantes no deben remitirlos por esos medios. Cualquier comunicación que solicite esos datos en nombre del Congreso por dichas vías debe considerarse fraudulenta y reportarse a la organización.
Los participantes que requieran comprobante fiscal deberán indicarlo en el formulario de registro y suministrar el RNC de la empresa o su número de cédula, según corresponda.
Cualquier cargo bancario, diferencia cambiaria o comisión aplicada directamente por la institución financiera del participante será responsabilidad de dicha institución y del titular del medio de pago.
Si en el futuro la organización habilita pagos en línea, estos serán procesados por proveedores externos especializados, sujetos a sus propios estándares, términos de servicio y políticas de privacidad y seguridad, y estas políticas se actualizarán en consecuencia.
5. Confirmación e identificación del registro
Cada registro es individual y corresponde exclusivamente a la persona cuyos datos fueron suministrados durante el proceso de inscripción.
La acreditación o gafete entregado al participante es personal e intransferible una vez iniciado el Congreso y deberá utilizarse conforme a las normas de acceso establecidas por la organización.
La organización podrá solicitar identificación personal cuando resulte necesario para validar un registro.
6. Transferencia de registros
Cuando un participante registrado no pueda asistir, podrá transferir su inscripción a otra persona sin penalidad, siempre que:
- la solicitud sea realizada por escrito;
- se proporcione la información completa de la persona sustituta; y
- la solicitud sea recibida por la organización a más tardar tres (3) días laborables antes del inicio de las conferencias.
Las solicitudes deberán remitirse a AF Comunicación Estratégica a través de los canales oficiales del Congreso.
Las transferencias solicitadas después de dicho plazo podrán ser aceptadas a discreción de la organización, pero no se garantiza la disponibilidad de gafetes, certificados, materiales u otros elementos personalizados con los datos del nuevo participante.
7. Cancelaciones solicitadas por el participante y reembolsos
Las solicitudes de cancelación deberán realizarse por escrito a través de los canales oficiales del Congreso.
Cuando la cancelación sea solicitada voluntariamente por el participante, se aplicará la siguiente escala sobre el valor efectivamente pagado por el registro:
- Noventa (90) días calendario o más antes del inicio del Congreso: reembolso del 85 %.
- Entre sesenta (60) y ochenta y nueve (89) días calendario antes del Congreso: reembolso del 60 %.
- Entre treinta (30) y cincuenta y nueve (59) días calendario antes del Congreso: reembolso del 40 %.
- Menos de treinta (30) días calendario antes del Congreso: el registro no será reembolsable.
Esta política responde a los costos administrativos, operativos, tecnológicos, de procesamiento de pagos y de producción, así como a los compromisos con proveedores y servicios que la organización asume progresivamente desde el momento del registro y durante la preparación del evento.
Como alternativa a la cancelación, el participante podrá solicitar la transferencia de su registro conforme a las condiciones establecidas en la sección anterior.
La falta de asistencia al evento sin cancelación previa, «no show», no dará derecho a reembolso.
Los reembolsos aprobados serán procesados utilizando, cuando resulte posible, un medio equivalente al empleado originalmente para efectuar el pago y estarán sujetos a los tiempos operativos, financieros y bancarios correspondientes.
8. Participantes internacionales e impedimentos extraordinarios de viaje
Los participantes residentes fuera de la República Dominicana que enfrenten una circunstancia extraordinaria y debidamente documentada que imposibilite su viaje podrán solicitar una consideración especial de su caso.
Podrán considerarse, entre otras, situaciones tales como:
- denegación documentada de visa;
- cierre de fronteras;
- cancelaciones extraordinarias o generalizadas de transporte;
- disposiciones oficiales que impidan el viaje; u
- otras circunstancias graves de fuerza mayor debidamente acreditadas.
La organización evaluará cada solicitud individualmente tomando en consideración la documentación presentada, la proximidad de la fecha del evento y los costos ya comprometidos.
Cuando corresponda un reembolso excepcional bajo esta disposición, este podrá ser de hasta un 70 % del valor pagado, sin que en ningún caso resulte inferior al porcentaje que correspondería conforme a la escala establecida en la sección 7.
Siempre que sea posible, también podrá ofrecerse como alternativa la transferencia de la inscripción a otra persona.
9. Cambio de fecha o reprogramación
En caso de que circunstancias operativas, institucionales, de seguridad, fuerza mayor o ajenas al control razonable de la organización hagan necesario modificar la fecha del Congreso, los registros confirmados serán automáticamente válidos para la nueva fecha.
La organización comunicará oportunamente la nueva programación a través de los datos de contacto proporcionados por los participantes y/o mediante los canales oficiales del Congreso.
Si un participante no pudiera asistir en la nueva fecha y solicitara la cancelación de su registro, se aplicaría la escala de reembolsos establecida en la sección 7 de estas políticas, calculándose los plazos correspondientes tomando como referencia la nueva fecha oficial del Congreso.
Como alternativa, el participante podrá solicitar la transferencia de su registro a otra persona conforme a las condiciones establecidas en estas políticas.
10. Cancelación definitiva del Congreso
En caso de cancelación definitiva del Congreso por decisión de la organización y cuando el evento no sea reprogramado, los participantes registrados tendrán derecho a solicitar la devolución del monto pagado por su inscripción, de conformidad con la legislación aplicable.
La organización comunicará oportunamente el procedimiento y los plazos establecidos para procesar dichas devoluciones.
La devolución correspondiente al valor de la inscripción no comprenderá gastos personales o indirectos asumidos individualmente por los participantes, tales como boletos aéreos, alojamiento, transporte terrestre, visas, seguros, alimentación u otros gastos de viaje contratados independientemente.
Por esta razón, especialmente para participantes internacionales, se recomienda contratar servicios de viaje que permitan modificaciones o cancelaciones y, cuando resulte conveniente, seguros de viaje adecuados.
11. Fuerza mayor y circunstancias extraordinarias
Cuando circunstancias fuera del control razonable de la organización impidan o afecten sustancialmente la realización normal del Congreso, la organización podrá adoptar las medidas que resulten razonablemente necesarias para preservar la seguridad de los participantes y la viabilidad del evento.
Estas circunstancias podrán incluir, entre otras, fenómenos naturales severos, emergencias sanitarias, decisiones o restricciones gubernamentales, alteraciones graves del transporte, conflictos laborales, disturbios, fallas críticas del lugar de celebración, situaciones de seguridad u otros eventos extraordinarios.
Dependiendo de las circunstancias, la organización podrá reprogramar el Congreso, realizar ajustes en su formato, modificar determinados componentes operativos o adoptar otras medidas razonables, procurando preservar la naturaleza, calidad y objetivos generales del evento.
12. Programa, conferencistas y actividades
La agenda, horarios, conferencistas, panelistas, moderadores, salones y demás componentes del programa anunciados están sujetos a ajustes cuando circunstancias profesionales, logísticas, operativas o ajenas al control de la organización así lo requieran.
La organización podrá sustituir conferencistas, modificar horarios, reorganizar sesiones o realizar otros ajustes razonables procurando preservar la calidad, temática y naturaleza general del Congreso.
La modificación o sustitución de un conferencista, panelista, sesión o actividad específica no constituirá por sí sola una cancelación del Congreso ni generará automáticamente derecho a reembolso.
13. Fotografía, video y uso de imagen
El Congreso podrá contar con cobertura fotográfica, audiovisual y periodística realizada por personal autorizado.
Al participar en el evento, el asistente reconoce que podrá aparecer incidentalmente en fotografías, videos, transmisiones o imágenes generales tomadas durante las actividades.
Dicho material podrá ser utilizado por la Asociación Dominicana de Turismo de Salud (ADTS) y AF Comunicación Estratégica para documentar, comunicar y promover institucionalmente el Congreso, sus resultados y futuras ediciones, a través de medios impresos, digitales, audiovisuales, redes sociales, prensa y plataformas institucionales.
Cuando una persona participe voluntariamente en una entrevista, testimonio, producción audiovisual o grabación específica, con conocimiento de que el contenido será utilizado para fines institucionales, informativos o promocionales del Congreso o de los organizadores, dicha participación se considerará una manifestación de conformidad con la captación y utilización de su imagen, voz y testimonio para esos fines, sin perjuicio de las autorizaciones adicionales que pudieran ser legalmente requeridas en casos particulares.
14. Propiedad intelectual
El nombre, identidad visual, marcas, fotografías oficiales, videos, publicaciones, materiales gráficos y demás contenidos producidos específicamente para el Congreso se encuentran protegidos conforme a la legislación aplicable.
Las presentaciones, investigaciones, materiales académicos o profesionales y demás contenidos aportados por los conferencistas conservarán los derechos correspondientes a sus respectivos autores o titulares.
La inscripción al Congreso no concede al participante autorización para reproducir, retransmitir, grabar, distribuir, comercializar o explotar con fines comerciales las conferencias, presentaciones, transmisiones, fotografías, videos o materiales del evento.
15. Patrocinadores, aliados y empresas participantes
Los patrocinadores, aliados y empresas participantes expresamente autorizados por la organización podrán exhibir productos y servicios, distribuir materiales institucionales o promocionales y desarrollar las actividades previamente acordadas dentro de los espacios asignados para tales fines.
La participación de patrocinadores, aliados o empresas participantes no implica necesariamente que ADTS o AF Comunicación Estratégica garanticen, certifiquen o recomienden los productos o servicios ofrecidos por dichas entidades, salvo que expresamente se indique lo contrario.
Cualquier relación comercial que un participante decida establecer directamente con un tercero durante o después del Congreso será responsabilidad de las partes involucradas.
16. Normas de participación y conducta
Con el propósito de preservar un ambiente profesional, seguro y respetuoso, los participantes deberán mantener una conducta adecuada durante todas las actividades del Congreso.
No está permitido:
- comercializar bienes o servicios fuera de los espacios autorizados para patrocinadores;
- distribuir materiales promocionales sin autorización de la organización;
- grabar, retransmitir o fotografiar conferencias o contenidos con fines comerciales sin autorización;
- realizar acciones que interrumpan sustancialmente las conferencias o actividades;
- acosar, amenazar, intimidar o discriminar a otros participantes;
- realizar cualquier acto que comprometa la seguridad propia o de terceros;
- ingresar sustancias ilegales;
- fumar fuera de los lugares expresamente permitidos; o
- incumplir las normas de seguridad establecidas por el hotel, recinto o la organización.
17. Derecho de admisión y retiro
La organización podrá denegar el acceso o solicitar el retiro de una persona cuando exista una causa objetiva y razonable relacionada con seguridad, incumplimiento de estas políticas, conducta inapropiada, alteración sustancial del desarrollo del Congreso o afectación de los derechos de otros participantes.
Cuando el retiro sea consecuencia de una conducta atribuible al participante o del incumplimiento de estas políticas, no procederá el reembolso de la inscripción.
18. Responsabilidad sobre bienes personales
Cada participante será responsable de la custodia de sus pertenencias personales durante el Congreso. La organización no será responsable por pérdida, extravío, hurto o daño de objetos personales.
19. Actualizaciones de estas políticas
La organización podrá actualizar estas políticas cuando resulte necesario por cambios operativos, regulatorios o relacionados con la organización del Congreso.
Las modificaciones no afectarán retroactivamente derechos ya adquiridos por los participantes conforme a las condiciones vigentes al momento de su registro, salvo cuando sean necesarias para cumplir disposiciones legales de aplicación obligatoria.
La versión vigente estará disponible en el sitio web oficial del Congreso e indicará su fecha de última actualización.
20. Contacto
Para consultas relacionadas con registros, transferencias, cancelaciones, reembolsos o estas políticas, los participantes podrán comunicarse con:
AF Comunicación Estratégica
Calle Mustafá Kemal Ataturk No. 39, Suite 401
Edificio Centre One, Naco
Santo Domingo, República Dominicana
Tel.: 809-473-4541 | 809-567-2663
Correo electrónico: infocongreso@afcomunicacion.com
Asociación Dominicana de Turismo de Salud (ADTS)
Avenida Winston Churchill No. 95
Torre BlueMall, Piso 23, WeConnect
Santo Domingo, Distrito Nacional
República Dominicana
Última actualización: 5 de septiembre de 2026.